Toiminnan tavoitteet ja yhdistyksen säännöt
Yhdistyksen missio
Edistää postihistorian tunnetuksi tekemistä ja postihistorian tutkimusta jäsentensä keskuudessa.
Yhdistyksen säännöt
Nämä säännöt Patentti- ja rekisterihallitus on virallistanut 26.1.2017.
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Postihistoriallinen yhdistys ry, ruotsiksi käännettynä Posthistoriska föreningen rf ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on
a) edistää postihistorian tunnetuksi tekemistä ja postihistorian tutkimusta
b) edistää jäsentensä postihistoriallista ja dokumentoivaa tietämystä ja keräilyä
c) edistää postileimojen keräilyä ja tuntemusta
d) tukea merkittävien kohteiden, dokumenttien ja kokoelmien tallentamista kuvina.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää kokouksia, filateliaa koskevia esitelmä- ja keskustelutilaisuuksia sekä postimerkkinäyttelyitä, avustaa jäseniään vaihtoyhteyksien aikaansaamisessa sekä harjoittaa filateelista julkaisutoimintaa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää myyjäisiä, kerhohuutokauppoja sekä arpajaisia, asianmukaisen luvan saatuaan
3. Yhdistyksen kielet
Yhdistyksen kielet ovat suomi ja ruotsi. Yhdistyksen kaikki pöytäkirjat laaditaan suomen kielellä.
4. Jäsenet
Yhdistyksen vuosijäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
Yhdistyksen kunniajäseneksi voidaan kutsua henkilö, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa tai merkittävällä tavalla vaikuttanut maamme filatelian hyväksi. Yhdistyksellä voi samanaikaisesti olla vain yksi kunniajäsen. Kunniajäseneksi valitseminen tapahtuu hallituksen yksimielisen ehdotuksen perusteella ja valitsemisesta päätetään yhdistyksen kokouksessa, jolloin vaaditaan ehdotuksen puolesta neljä viidesosaa kaikista annetuista äänistä. Kunniajäsen on vapaa yhdistyksen jäsenmaksuista.
5. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta kahden vuoden ajan tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä.
6. Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Uuden jäsenen on maksettava liittymismaksunsa välittömästi jäseneksi hyväksymisilmoituksessa annettuun eräpäivään mennessä.
7. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 4 muuta varsinaista jäsentä sekä 2 varajäsentä.
Puheenjohtaja ja jäsenet valitaan kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan, jäsenet kuitenkin siten, että heistä on kaksi varsinaista ja yksi varajäsen vuosittain erovuorossa, ensimmäisinä vuosina arvan, seuraavina vuoron mukaan.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen kokouksissa pidetään pöytäkirjaa.
8. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
9. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille/tilintarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
10. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
11. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, sähköpostitse tai ilmoittamalla Suomen Filatelistiliitto ry:n äänenkannattajassa.
12. Varsinaiset kokoukset
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
13. Yhdistyksen talouden järjestely
Yhdistyksellä voi olla rahastoja eri tarkoituksia varten. Kullakin rahastolla on oltava omat yhdistyksen kokouksen hyväksymät sääntönsä.
Yhdistys on oikeutettu vastaanottamaan testamentteja ja lahjoituksia ja sekä omistamaan ja hallitsemaan toimintaansa varten kiinteätä omaisuutta.
14. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla filatelian hyväksi. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.